Estás cerrando el mes y la hoja de cálculo ya no cuadra. El avance de obra parece correcto, pero agregas una Change Order, descuentas el Retainage y descubres que el invoice muestra un importe distinto al de la solicitud de pago. Mientras tanto, el contratista general espera el paquete.
Para completar el AIA G702 document, no necesitas memorizar casillas ni convertirte en contador. Necesitas entender de dónde sale cada importe y mantener sincronizados el G702, el G703, el invoice y los Lien Waivers. La tranquilidad empieza cuando dejas de calcular cada documento por separado.
Índice
- Por qué el AIA G702 importa cada mes
- Las secciones clave del AIA G702 explicadas
- Cómo el G703 alimenta los totales del G702
- Qué variante de G702 te corresponde según tu contrato
- Errores comunes que retrasan tu pago
- Buenas prácticas y cómo Drawra automatiza el paquete
- Lista de verificación antes de enviar tu próxima Pay Application
Por qué el AIA G702 importa cada mes
Supongamos que eres subcontratista de electricidad. Has actualizado el avance de canalizaciones, tienes materiales almacenados y acabas de recibir la aprobación de un cambio de alcance. Abres el archivo del mes anterior y empiezas a reemplazar importes, pero no tienes claro cuáles eran acumulados y cuáles correspondían únicamente al periodo.
Mi recomendación como project manager sería detenerte antes de seguir copiando cifras. El problema no es necesariamente tu avance. Puede ser que estés mezclando información contractual, ejecución y cobro sin una base común.
Una solicitud que también necesita certificación
El G702 es simultáneamente la solicitud de pago del contratista y el certificado de pago del arquitecto. Resume el contrato, los cambios aprobados, el trabajo ejecutado y almacenado, las retenciones, los importes certificados anteriormente y la solicitud actual, como explica la descripción oficial del G702 de AIA.
Esto lo distingue de un invoice independiente. El contratista declara lo que solicita, el arquitecto revisa la documentación y certifica el importe que corresponde pagar al propietario. Presentar el formulario no equivale, por sí solo, a obtener la aprobación.
Para trabajar sin estrés, conviene asignar una función a cada documento:
- G703: muestra el detalle del avance por partida.
- G702: resume los resultados y contiene la solicitud y la certificación.
- Invoice: presenta el cobro del periodo dentro del paquete.
- Lien Waivers: deben revisarse junto con el importe, el periodo y el alcance documental correspondiente.
Regla de trabajo: prepara un paquete que otra persona pueda verificar sin tener que preguntarte de dónde salió cada cifra.
Un registro que puedas reconstruir
Yo trataría cada entrega como un expediente de revisión. Si alguien pregunta por una diferencia, deberías poder identificar la partida, el cambio aprobado o la regla contractual que la explica, sin reconstruir el mes desde correos sueltos.
El objetivo no es llenar casillas rápidamente. Es reconocer la estructura financiera, usar el detalle correcto, elegir la variante contractual adecuada y prevenir discrepancias antes del envío. Esa disciplina te permite responder con claridad cuando el revisor plantea una observación.
Las secciones clave del AIA G702 explicadas
Piensa en el G702 como el estado de una cuenta del proyecto, pero con una diferencia importante: avance ganado no significa dinero recibido. El formulario distingue el valor contractual, lo ejecutado, lo retenido y lo solicitado.
Identifica el contrato y el valor ganado
Antes de calcular, verifica que la identificación del proyecto y el periodo correspondan al paquete que estás preparando. Después, interpreta los campos financieros siguiendo las instrucciones oficiales para completar el G702.
- Original Contract Sum: es el importe original del contrato, antes de sus modificaciones. No lo reemplaces por el valor actualizado.
- Net Change by Change Orders: refleja el efecto neto de los cambios aprobados. Los aumentos y las deducciones deben conservar su signo.
- Contract Sum to Date: representa el contrato vigente después de aplicar ese cambio neto.
- Total Completed and Stored to Date: reúne el trabajo completado y los materiales almacenados que corresponda incluir. Es acumulado, no únicamente del mes.
La distinción entre Work Completed to Date y Materials Stored importa porque no describen lo mismo. Un material almacenado todavía no representa trabajo instalado, aunque pueda formar parte del valor reconocido conforme al contrato.
Distingue lo retenido, lo certificado y lo solicitado
El Retainage es el importe que se descuenta conforme a la regla contractual. Al restarlo del total ejecutado y almacenado obtienes Total Earned Less Retainage.
Después se descuentan los Previous Certificates for Payment, es decir, los importes certificados previamente. No sustituyas ese dato automáticamente por los depósitos que aparecen en tu cuenta bancaria: certificación y recepción del dinero son controles distintos.
La relación central puede leerse así:
Importe actual solicitado = valor acumulado ganado menos Retainage menos importes certificados previamente.
El resultado es Current Payment Due, la cantidad que solicitas en este periodo, no una garantía de cuánto ni cuándo cobrarás. El Balance to Finish, Including Retainage corresponde al saldo pendiente por terminar, incluida la retención, y no debe confundirse con el pago actual.
Finalmente, el contratista firma y, cuando el contrato lo exige, notariza la solicitud. Después se presenta con su documentación para revisión y certificación.
Cómo el G703 alimenta los totales del G702
Completa primero el G703. No lo uses para justificar un importe que ya decidiste escribir en el G702. El resumen tiene que salir del detalle, no al revés.
La guía de AIA para completar la solicitud de pago explica la relación entre la hoja de continuación y el formulario principal. En la práctica, el G703 funciona como el detalle de una compra y el G702 como su resumen: si el detalle está mal, copiar correctamente el total no resuelve nada.
Revisa cada partida antes de sumar
Para cada línea del Schedule of Values, conserva una relación clara entre el valor presupuestado y el avance declarado. El porcentaje completado debe describir ese avance, no servir para ajustar el resultado hasta alcanzar el cobro que esperabas.
- Valor de la partida: comprueba que corresponde al alcance presupuestado.
- Trabajo ejecutado: separa lo acumulado anteriormente del avance del periodo.
- Materiales almacenados: identifica qué permanece almacenado y qué ya pasó a trabajo instalado.
- Retención y saldo: aplica la regla correspondiente y comprueba el importe pendiente.
Si necesitas revisar la organización de esas columnas, consulta la guía del documento AIA G703. Conviene resolver cualquier duda en la partida antes de trasladarla al resumen.
Sigue el efecto de un error hasta el cobro
Considera un ejemplo sin importes: declaras como instalado un material que ya aparecía almacenado, pero olvidas retirarlo de esa categoría. El mismo valor queda incluido en ambos conceptos y el acumulado aumenta indebidamente.
El error pasa al G702 y afecta el cálculo de la solicitud. Si después redactas el invoice manualmente con otro total, el revisor encontrará documentos que describen de manera distinta el mismo periodo.
Un motor de cálculo único evita mantener fórmulas independientes para cada salida. El sistema calcula desde las mismas partidas y utiliza los resultados para generar el resumen y el invoice, con una política de redondeo consistente.
Eso no sustituye la verificación del avance real. Sí elimina una tarea innecesaria: volver a escribir el mismo importe en varios lugares y esperar que todas las versiones sigan coincidiendo después de cada corrección.
Qué variante de G702 te corresponde según tu contrato
Antes de completar el formulario, confirma quién te contrató y a quién solicitas el pago. Que un contratista general te pida una Pay Application no significa que debas utilizar automáticamente el formulario previsto para la relación entre contratista y propietario.
AIA distingue el G702–1992 estándar y variantes adaptadas a proyectos cost-plus, precio máximo garantizado y solicitudes de subcontratistas. La explicación de AIA sobre las familias de formularios de pago permite identificar esas diferencias sin asumir que existe una versión universal.
Variantes del formulario G702 según tipo de contrato
| Variante | Quién solicita | Quién certifica | Método de compensación |
|---|---|---|---|
| G702–1992 con G703–1992 | Contratista con acuerdo directo con el propietario | Arquitecto en el procedimiento estándar | Contrato al que corresponde la solicitud estándar |
| G702CW–2021 con G703CW–2021 | Contratista dentro del esquema cost-plus correspondiente | Confirmar el responsable en el acuerdo y el formulario | Cost-plus sin precio máximo garantizado |
| G702GMP–2021 | Contratista dentro del esquema con precio máximo garantizado | Confirmar el responsable en el acuerdo y el formulario | Cost-plus con precio máximo garantizado |
| G702S–2017 con G703S–2017 | Subcontratista que solicita al contratista | Confirmar la revisión y aprobación establecidas en el subcontrato | Compensación definida en el subcontrato |
La columna de certificación no debe completarse por costumbre. Fuera del procedimiento estándar descrito, revisa la función asignada a cada participante en el documento y en el acuerdo aplicable.
Decide por la relación contractual
Si tu empresa de plomería trabaja para un contratista general, empieza por el subcontrato firmado. Si el propietario contrató directamente a tu empresa, la relación es distinta, aunque el alcance físico sea parecido.
Para revisar esa diferencia desde el inicio, puedes apoyarte en la guía sobre el acuerdo AIA para subcontratistas. Mi recomendación operativa es confirmar el formato aceptado con la persona que revisará el paquete, antes de preparar la primera entrega.
Comprueba también cómo se determina la compensación. Un contrato cost-plus no debe tratarse como si su método de cálculo fuera intercambiable con cualquier otro esquema.
El nombre parecido de los formularios no significa que puedas intercambiarlos sin revisar el contrato.
Guarda la confirmación del formato junto con los requisitos de facturación. Así evitas que alguien del equipo reutilice una plantilla de otro proyecto y cambie, sin querer, la relación contractual que representa la solicitud.
Errores comunes que retrasan tu pago
Un paquete puede parecer completo y seguir siendo difícil de aprobar. El problema suele hacerse visible como una diferencia entre documentos, pero la corrección debe dirigirse al dato o a la regla que produjo esa diferencia.
Corrige la causa, no solo el total
| Error | Síntoma que debes revisar | Corrección concreta |
|---|---|---|
| Calcular el G702 independientemente | El resumen no coincide con las partidas | Corregir el dato de origen y regenerar los documentos |
| Omitir materiales almacenados | El paquete no refleja materiales que corresponde declarar | Revisar su situación y tratamiento contractual |
| Mezclar retención fija y variable | El retenido cambia sin explicación entre documentos | Aplicar un criterio contractual coherente |
| Actualizar únicamente el invoice | El importe solicitado difiere entre archivos | Emitir nuevamente el paquete desde la versión corregida |
Con el Retainage, no existe un porcentaje universal que debas usar por costumbre. AIA distingue retención fija y variable, y explica que el contrato determina su aplicación sobre trabajo completado, materiales almacenados o ambos en su orientación sobre el cálculo de retenciones en el G702.
Si unas partidas tienen reglas distintas, no sustituyas ese detalle por una tasa global solo porque resulta más cómodo. Primero identifica el tratamiento contractual; después comprueba cómo debe representarse en los formularios.
No reestructures el Schedule of Values sin necesidad
Otra confusión consiste en asumir que cada Change Order obliga a rehacer todas las partidas originales. Las instrucciones oficiales del G703 indican que normalmente los cambios se muestran por separado, al final del Schedule of Values básico o en una hoja independiente.
El efecto neto aprobado sí debe reflejarse en el valor contractual actualizado. Separar el detalle no significa dejar el cambio fuera del contrato vigente.
No iguales documentos que tienen funciones distintas
La sincronía tampoco consiste en copiar una cifra en todas las casillas del invoice, G702 y Lien Waiver. Consiste en que los importes sean coherentes con lo que representa cada campo, el periodo y el tipo de documento.
Si corriges una partida después de preparar los waivers, revisa también esos documentos. Y si una versión ya fue firmada o enviada, conserva el registro y gestiona la sustitución de forma explícita, en lugar de sobrescribirla silenciosamente.
Buenas prácticas y cómo Drawra automatiza el paquete
Toma este caso: un subcontratista sube el subcontrato ejecutado, registra la suma contractual, las reglas de retainage, el ciclo de billing, los formularios exigidos, los waivers y los destinatarios. Cuando llega el corte, marca 60% en dos partidas del Schedule of Values y revisa el paquete que sale con invoice, AIA G702/G703 y Lien Waivers ya conciliados por el mismo cálculo.
Ese orden importa porque el G702 no vive solo: resume el avance, el G703 sostiene las partidas, el invoice pide el cobro y los waivers cierran la entrega. Si nacen de una base común, una corrección en una partida se propaga al periodo, a la retención y al importe adeudado antes de firmar.
Automatiza la preparación, conserva la revisión
Drawra es una opción para ese flujo: lee el contrato en PDF, propone una ficha de facturación y deja que el usuario actualice porcentajes por partida mientras el motor calcula periodo, retenciones y saldo. También puede reunir el paquete en PDF, guardar contactos y descargar documentos cuando haga falta notarización.
Elige el nivel de ayuda que necesitas
- Si facturas de forma ocasional, la modalidad por aplicación evita la suscripción.
- Si entregas cada mes, el plan mensual reduce el coste por paquete.
- Los recordatorios cubren el problema de las fechas de corte.
- Los contactos guardados resuelven el enrutado y el registro de envíos.
Empieza por el punto donde hoy repites trabajo: preparar formularios, cuadrar importes o perseguir confirmaciones.
Control final: automatizar cálculos no confirma que el avance declarado sea correcto ni reemplaza la lectura del contrato.
Antes de enviar, revisa los términos extraídos y cualquier modificación posterior. Una configuración inicial adecuada necesita mantenerse actualizada cuando cambia el proyecto.
Lista de verificación antes de enviar tu próxima Pay Application
Haz la revisión con el paquete final abierto, no solamente con la hoja de trabajo. El archivo que recibe el revisor debe reflejar exactamente la versión que acabas de comprobar.
Revisión financiera y documental
- Formulario adecuado: confirmé que la variante corresponde a la relación contractual y al formato aceptado.
- G703 terminado: revisé las partidas antes de dar por definitivo el resumen.
- Avance verificado: distinguí trabajo ejecutado anteriormente, avance actual y materiales almacenados.
- Cambios conciliados: el efecto neto de las Change Orders aprobadas coincide con el Contract Sum to Date.
- Retención comprobada: la regla aplicada corresponde al contrato y está representada de manera consistente.
- Historial correcto: contrasté los importes certificados anteriormente con el expediente del proyecto, sin sustituirlos automáticamente por cobros bancarios.
Revisión del paquete y del envío
- Importes coherentes: invoice, G702, G703 y waivers describen el mismo periodo sin contradicciones.
- Waiver revisado: confirmé el tipo, los datos y el alcance antes de firmarlo. La guía sobre Lien Waiver and Release Form ayuda a revisar ese documento por separado.
- Firmas preparadas: identifiqué quién debe firmar y si corresponde notarización.
- Entrega confirmada: comprobé destinatarios, fecha de corte y documentación requerida.
- Versión conservada: guardé el paquete enviado y su registro de entrega.
Si encuentras una diferencia, vuelve al dato de origen. No ajustes el resumen para que parezca correcto mientras dejas el detalle sin corregir.
La señal de que tienes el proceso bajo control es sencilla: puedes explicar cada importe y localizar su respaldo. Con esa revisión terminada, tu próxima Pay Application deja de ser una colección de archivos y se convierte en un paquete verificable.
Drawra - Spanish ofrece la preparación de paquetes de pago con invoice, AIA G702/G703 y Lien Waivers a partir de los requisitos del contrato. Visita Drawra - Spanish para probar el flujo con tu próximo proyecto y revisar los documentos sincronizados antes de enviarlos.