Te llega un correo del general contractor con el paquete de cobro. Abres el PDF, ves el logo de AIA, casillas para porcentajes y un espacio reservado para el architect. Tú sabes qué trabajo terminaste, pero no está claro cómo convertir ese avance en una solicitud que puedan revisar y aprobar.
Índice
- El día que llega tu primera Pay Application
- Qué es el AIA G702 Document y por qué siempre viene con un G703
- Los campos clave del G702 que debes entender
- Retainage fija vs variable y cómo afecta al G703
- Qué documentos van con tu compañía de pago
- Cómo Drawra automatiza tu G702, G703 y waivers
- Errores comunes que retrasan tu cobro y cómo evitarlos
El día que llega tu primera Pay Application
La primera reacción suele ser buscar dónde poner el importe de tu invoice. Después aparece otro archivo, el G703, y descubres que también necesitas el Schedule of Values, las Change Orders aprobadas y los documentos de respaldo. Lo que parecía enviar una factura empieza a parecer una tarea de contabilidad contractual.
Si llegaste buscando A1a G702 document, el nombre correcto es AIA G702. No necesitas aprender toda la terminología de golpe. Necesitas entender qué estás solicitando, de dónde sale cada importe y quién debe revisar el paquete antes de que siga su recorrido.
Las dudas que conviene resolver primero
Antes de escribir en el PDF, separa estas preguntas:
- Qué es este formulario. Es la solicitud y certificación de pago, no simplemente otra presentación de tu invoice.
- Por qué viene otro documento. El G703 conserva el detalle que permite justificar los importes resumidos.
- Qué pasa si te equivocas. Una discrepancia o un soporte incompleto puede provocar que te devuelvan el paquete para corregirlo.
La diferencia entre una factura y una Pay Application de construcción ayuda a entender por qué te piden más que un importe y una fecha. En este proceso, también debes demostrar cómo relacionas el contrato, el avance y la cantidad solicitada.
Quién interviene y qué firma
En el esquema estándar, el contratista solicita el pago y firma su declaración; el architect revisa y certifica el importe pagadero al owner. Las instrucciones oficiales del G702 describen ese reparto y la certificación notarial que normalmente acompaña la firma del contratista, según los requisitos del proyecto.
Si eres subcontratista, confirma con el general contractor qué versión debes presentar y cómo circulan las firmas. No completes espacios ajenos para que el formulario parezca terminado.
Antes de empezar, reúne el contrato ejecutado, el detalle del avance y la aplicación anterior. Tener esos documentos abiertos resulta más útil que intentar adivinar qué espera cada casilla.
Qué es el AIA G702 Document y por qué siempre viene con un G703
El AIA G702, denominado Application and Certificate for Payment, funciona como el resumen ejecutivo de tu solicitud. El G703, o Continuation Sheet, es el detalle que permite comprobarlo: organiza las partidas del Schedule of Values y relaciona su valor con el trabajo anterior, el avance actual, los materiales almacenados y el saldo pendiente.
La guía de AIA para completar la solicitud de pago explica esa relación e identifica las versiones estándar G702-1992 y G703-1992, además de variantes para contratos cost-plus, subcontratistas y proyectos con construction manager. Comprueba cuál corresponde a tu contrato en lugar de escoger una plantilla por su apariencia.
El resumen no sustituye al detalle
Piensa en un subcontrato eléctrico con partidas separadas para canalización, cableado y equipos. Decir que el proyecto avanzó no explica qué parte del contrato se ganó. El G703 permite indicar dónde ocurrió ese avance y qué queda pendiente en cada partida.
| Documento | Pregunta que ayuda a responder | Qué debes comprobar |
|---|---|---|
| G702 | ¿Cuánto se solicita y cómo se obtiene? | Los totales contractuales y financieros |
| G703 | ¿Qué partidas justifican esos totales? | El avance y los saldos por partida |
El orden práctico es trabajar primero el detalle y después trasladar sus resultados al resumen. Si empiezas escribiendo el importe que deseas cobrar en el G702, puedes terminar ajustando las partidas para alcanzar una cifra que todavía no has justificado.
Qué significa que ambos coincidan
No basta con que el importe final sea parecido. El resumen debe reflejar exactamente el detalle, incluida la retención y el efecto de los cambios contractuales aprobados.
Por ejemplo, si incorporas una Change Order al contrato actualizado pero no a su desglose, el revisor tendrá una pregunta sin resolver: ¿en qué partida aparece ese alcance? Conserva una referencia clara entre la autorización y la partida correspondiente.
Un G702 fácil de revisar empieza con un G703 que permite seguir cada importe hasta su origen.
Aunque trabajes y te comuniques en español, conserva los nombres de los campos en English al coordinarte con quien revisa. Puedes explicar internamente qué significa cada término sin cambiar la identificación del documento exigido por contrato.
Los campos clave del G702 que debes entender
Lee el G702 como una secuencia: contrato inicial, modificaciones, valor ganado y deducciones. No son importes independientes. Cada campo utiliza información del contrato, del G703 o de los certificados anteriores.
La estructura y el tratamiento de la retención están descritos en las preguntas frecuentes de AIA sobre solicitudes y certificados de pago. Mantén esos documentos de origen disponibles mientras preparas la solicitud.
Del contrato al avance acumulado
- Original Contract Sum. Sale del contrato firmado, antes de incorporar modificaciones posteriores.
- Change Orders Approved. Recoge el efecto neto de los cambios aprobados. Mantén los cambios pendientes separados del importe contractual autorizado.
- Contract Sum to Date. Es el contrato original ajustado por esas modificaciones.
- Total Completed and Stored to Date. Procede del G703 e incluye el trabajo ejecutado y los materiales almacenados que correspondan a la solicitud.
Aquí aparece una confusión importante: “to date” significa acumulado hasta la fecha, no únicamente lo realizado durante el periodo actual. Si introduces solo el avance del mes en un campo acumulado, las deducciones posteriores dejarán de representar correctamente tu solicitud.
Tampoco confundas materiales almacenados con trabajo instalado. Una entrega de equipos puede requerir un tratamiento y respaldo distintos del avance de instalación. Identifica ambas categorías antes de calcular la retención.
Del valor ganado al importe solicitado
El bloque Retainage contempla porcentaje e importe retenido sobre trabajo completado y, cuando corresponde, sobre materiales almacenados. No copies automáticamente la misma regla en ambas categorías.
Después aparecen los campos que completan la conciliación:
- Total Earned Less Retainage. Es el trabajo y los materiales acumulados menos la retención correspondiente.
- Certificates for Payment Previously Issued. Se obtiene de los certificados anteriores. No lo sustituyas sin revisar por el dinero que aparece depositado en el banco.
- Current Payment Due. Es el resultado que solicitas en la aplicación actual.
Fórmula práctica: pago actual solicitado = trabajo y materiales completados o almacenados acumulados − retención acumulada − pagos certificados previamente.
El Balance to Finish, Including Retainage muestra lo que queda pendiente, incluida la retención. No equivale únicamente al costo del trabajo que falta ejecutar.
Antes de enviar, comprueba que puedes señalar el documento de origen de cada cifra. El architect revisará esos mismos importes antes de certificar el pago; una explicación verificable facilita esa revisión más que una anotación genérica de “según avance”.
Retainage fija vs variable y cómo afecta al G703
Una retención fija parece sencilla: tomas la base que establece el contrato y aplicas el porcentaje correspondiente. El problema empieza cuando utilizas esa misma operación en un proyecto que distingue categorías, fases o partidas.
Las instrucciones oficiales del G703 indican que la columna de Retainage variable por partida normalmente se utiliza cuando el contrato permite porcentajes distintos a ese nivel. No hace falta completarla cuando corresponde una retención constante sobre el importe total del contrato.
La diferencia está en la regla contractual
| Situación | Cómo preparar el cálculo | Qué evitar |
|---|---|---|
| Retención constante | Aplicar la tasa a la base definida por contrato | Suponer que toda categoría entra en esa base |
| Retención variable por partida | Calcular cada importe retenido y consolidarlo | Sustituir tasas distintas por un promedio |
| Liberación autorizada | Conservar el respaldo y actualizar el saldo retenido | Reducir la retención por decisión propia |
Supón que tu contrato distingue la retención del trabajo instalado y la de materiales almacenados. Si aplicas una tasa general a todo, la multiplicación puede estar bien y la solicitud seguir siendo contractualmente incorrecta. El error no está en la calculadora, sino en la regla que elegiste.
Organizar correctamente el Schedule of Values del subcontratista permite conservar esa separación. Si agrupas en una sola partida conceptos sujetos a reglas diferentes, después te costará demostrar cómo obtuviste la retención.
Cómo conciliar una retención variable
Calcula la retención donde existe el detalle y lleva el total al resumen. Los campos porcentuales 5A y 5B no deben convertirse en el único mecanismo cuando el contrato exige importes por partida, una situación contemplada en los consejos de AIA para preparar solicitudes de pago.
Antes de completar la aplicación, busca estas cláusulas:
- Base de cálculo. Qué trabajo, materiales o categorías están sujetos a retención.
- Tasas diferenciadas. Si cambian por partida, fase o alcance.
- Condiciones de liberación. Qué autorización y documentación permiten reducirla.
- Modificaciones posteriores. Qué cambios autorizados alteraron la regla original.
Si el contrato personalizado no encaja claramente en la plantilla, solicita una aclaración antes de facturar. Automatizar una interpretación dudosa solo permite repetirla más rápido.
Qué documentos van con tu compañía de pago
Pensemos en un ejemplo hipotético: preparas el G702, revisas el G703 y envías el paquete. El general contractor lo devuelve porque adjuntaste un Lien Waiver incondicional que no corresponde al estado del pago. Los cálculos no eran el problema; el documento de liberación sí.
La orientación de AIA sobre el proceso de pago a subcontratistas aborda la importancia de los documentos complementarios y de distinguir las liberaciones condicionales de las incondicionales. Un G702 correcto no garantiza por sí solo el cobro.
No todos los Lien Waivers hacen lo mismo
| Tipo | Cómo entenderlo en términos prácticos | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Conditional progress | Liberación parcial condicionada al pago | Importe, periodo y condición aplicable |
| Unconditional progress | Liberación parcial sin esa condición | Que corresponda al pago recibido |
| Conditional final | Liberación de cierre condicionada al pago final | Saldo y alcance incluidos |
| Unconditional final | Liberación final sin condición de cobro | Que no se entregue prematuramente |
Como analogía, el conditional se parece a un recibo sujeto a que el pago se haga efectivo. El unconditional puede liberar derechos antes de que llegue el dinero. El efecto jurídico depende del texto y de la jurisdicción, por lo que no conviene tratar esta explicación como sustituto de una revisión legal.
Para coordinar esa parte del paquete, utiliza una guía de Lien Waivers para contratistas y confirma el formulario exigido por el contrato. Revisa especialmente cualquier lenguaje que pueda abarcar cambios, extras o saldos todavía impagados.
El paquete necesita una lista propia
El G703 aporta el soporte por partida. Según el proyecto, también pueden exigirte Affidavits, nóminas certificadas, documentación de materiales almacenados y respaldos de los cambios aprobados.
Crea una matriz sencilla con documento, responsable, periodo, estado y requisito de firma o notarización. No reutilices el paquete anterior sin revisar sus fechas y condiciones.
Guarda una relación entre cada waiver, la aplicación que acompañó y el pago al que corresponde.
En el ejemplo inicial, la corrección no consiste en cambiar el nombre del archivo. Debes verificar el tipo de waiver, su alcance, el importe y el estado del pago, y conservar el registro de la versión corregida. Así puedes demostrar qué enviaste y qué derechos pretendías liberar.
Cómo Drawra automatiza tu G702, G703 y waivers
Puedes preparar la aplicación con una hoja de cálculo controlada, una revisión interna y una lista documental. Otra opción es utilizar Drawra para generar los documentos desde los términos del contrato y las actualizaciones del Schedule of Values.
El punto de partida es subir el contrato ejecutado en PDF. El sistema extrae los billing requirements, incluidos el importe contractual, Retainage, ciclo de facturación, formularios exigidos y tipos de waiver, y utiliza esos datos para configurar el proyecto.
Del contrato al paquete listo para revisar
El flujo de trabajo concentra la actualización en el avance de las partidas:
- Comprueba los requisitos extraídos. Revisa que correspondan al contrato firmado y aclara cualquier cláusula ambigua antes de utilizarla.
- Actualiza el percent-complete. Introduce el avance por partida del Schedule of Values.
- Revisa los cálculos. El sistema calcula current period, Retainage y payment due en tiempo real.
- Prepara la entrega. Genera un PDF conjunto con invoice, AIA G702/G703 y los waivers correspondientes.
Drawra permite crear las modalidades conditional y unconditional, tanto progress como final. Disponer de esas modalidades no significa que debas enviarlas todas juntas: selecciona las que correspondan al momento y a los requisitos del proyecto.
Qué automatizar y qué seguir revisando
El motor matemático compartido mantiene sincronizados los totales de invoice, G702 y G703. Eso evita tener que copiar el mismo importe entre documentos separados, pero no reemplaza tu responsabilidad de confirmar el avance ni la autorización de los cambios.
También puedes configurar recordatorios de billing, guardar destinatarios y enviar el paquete directamente. Si necesitas notarización, puedes descargarlo para completar ese trámite antes de entregarlo.
Hay opciones de uso por aplicación y de suscripción para quienes facturan con mayor frecuencia. Para probar el flujo, reúne el contrato vigente, el último paquete certificado y el avance actual; después compara el resultado con tus registros antes del envío.
Errores comunes que retrasan tu cobro y cómo evitarlos
La revisión final debe buscar inconsistencias concretas, no limitarse a comprobar que todos los archivos estén adjuntos. Asigna a alguien la responsabilidad de validar el paquete completo antes de enviarlo.
Checklist previo al envío
- Totales distintos entre documentos. Utiliza cálculos compartidos o una conciliación documentada. No corrijas únicamente la portada.
- Retención calculada con la regla equivocada. Contrasta la configuración con las cláusulas vigentes y las autorizaciones de liberación.
- Waiver emitido antes del pago correspondiente. Verifica tipo, alcance, periodo e importe contra el registro de cobros.
- Materiales almacenados sin respaldo suficiente. Revisa la documentación exigida y su relación con las partidas facturadas.
- Firmas o notarización incompletas. Confirma los requisitos antes de programar la entrega.
- Datos arrastrados del periodo anterior. Comprueba fechas, destinatarios y referencias del proyecto.
Conserva lo que realmente enviaste
Guarda una copia del paquete entregado, sus respaldos y cualquier corrección posterior. Si el revisor solicita un ajuste, registra qué cambió y por qué, en lugar de sobrescribir la versión anterior sin dejar rastro.
El AIA G702 es la columna vertebral matemática del paquete, no todo el proceso de cobro. Tu protección práctica consiste en poder explicar cada importe y demostrar que los documentos corresponden al contrato, al periodo y al estado del pago.
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