Un Schedule of Values es la desagregación del monto total del contrato en partidas medibles que sirve de base para cada Pay Application, y debe cuadrar exactamente con el valor del contrato antes del primer cobro. En otras palabras, convierte el precio completo de la obra en una lista verificable que permite cobrar el avance real, línea por línea.
Si eres subcontratista, probablemente ya viviste esta situación: terminaste el trabajo eléctrico del mes, reuniste tus respaldos y enviaste la factura. Días después, vuelve rechazada porque los totales de tu hoja de cálculo no coinciden con el G703. El trabajo está ejecutado, pero el pago queda detenido por una diferencia entre documentos.
El problema no suele ser solo una suma mal hecha. Puede estar en una partida que no coincide con el contrato, un Change Order aprobado que no se incorporó, materiales almacenados tratados de forma distinta o un Retainage calculado sobre una base incorrecta. Por eso, el SOV funciona mejor como un motor de cálculo vivo, no como una hoja que se prepara una vez y se archiva.
Índice
- Por qué tu cobro mensual depende de este documento
- Qué es un schedule of values en palabras simples
- Cómo el G703 y el G702 usan el schedule of values
- Ejemplo de un schedule of values bien armado
- Materiales almacenados, retainage y change orders
- Cómo Drawra simplifica el schedule of values
- Checklist final antes de enviar tu pay application
Por qué tu cobro mensual depende de este documento
El subcontratista eléctrico tenía una partida para rough-in, otra para paneles y otra para luminarias. Durante el período había terminado el rough-in y había entregado parte de los paneles a la obra. Su equipo actualizó el avance en una hoja propia, pero el G703 conservaba otra distribución de valores. La factura mostraba un total, la continuation sheet mostraba otro y el revisor no podía certificar cuál era correcto.
El Schedule of Values conecta tres cosas que deben contar la misma historia: el alcance firmado, el avance físico y el dinero solicitado. Las solicitudes de pago suelen apoyarse en el SOV desde el primer cobro, y los formularios AIA están diseñados para reflejar ese avance acumulado por partida. La guía de Foundamental sobre Schedule of Values describe el SOV como un desglose de partidas medibles creado después de firmar el contrato y antes de la primera solicitud de pago.
Cuando esa conexión se rompe, el propietario, el arquitecto o el contratista general tiene razones para devolver el paquete aunque nadie cuestione que el trabajo se ejecutó. La guía de Levelset sobre Pay Applications explica que el SOV alimenta la solicitud de pago y permite relacionar trabajo completado, materiales almacenados, saldo pendiente y retención.
Regla práctica: si no puedes explicar de qué partida sale cada dólar que solicitas, tu Pay Application todavía no está lista.
Aquí aprenderás a construir un SOV claro, entender su relación con AIA G702/G703, tratar materiales almacenados, Retainage y Change Orders, y revisar el paquete antes de enviarlo. La meta es sencilla: que contrato, avance, cálculo y documentos permanezcan sincronizados durante toda la obra.
Qué es un schedule of values en palabras simples
Piensa en una cuenta de restaurante. El total representa el contrato completo. Cada plato representa una partida del trabajo, como movilización, rough-in eléctrico, paneles o luminarias. Cada plato tiene un precio que alguien puede revisar, y la suma de los platos debe ser exactamente igual a la cuenta.
Definición esencial: un Schedule of Values descompone el monto total del contrato en partidas medibles y verificables que sirven como base para las solicitudes de pago por avance.
El término Schedule of Values, o SOV, no significa simplemente “lista de costos”. Es la estructura que indica cuánto vale cada porción del alcance y cómo se reconocerá su avance. Un Pay Application es la solicitud de pago del período. En lugar de pedir un porcentaje general de toda la obra, actualizas cuánto se completó de cada línea.
Cómo reconocer una partida útil
Una partida debe describir una porción distinta del trabajo. “Trabajo eléctrico” puede ser demasiado amplio si nadie puede determinar qué significa un porcentaje completado. “Electrical rough-in”, “instalación de paneles” y “luminarias” permiten observar avances diferentes y respaldarlos con documentación.
La partida también necesita un valor asignado. Ese valor no es una cifra decorativa, debe corresponder al alcance que realmente representa. La referencia de AIA Contracts sobre la importancia del SOV señala que el contratista presenta la solicitud preparada conforme al SOV y puede tener que acompañarla con releases y lien waivers.
Por qué no se cobra con un porcentaje global
Supón que la obra parece estar “a mitad de camino”, pero las luminarias aún no llegaron y los paneles ya están almacenados. Un porcentaje único ocultaría esas diferencias. El cálculo por línea permite mostrar exactamente qué trabajo produjo el importe acumulado, qué materiales se reconocen y cuánto queda por terminar.
La regla que debes proteger desde el inicio es esta: la suma de todas las partidas tiene que igualar el valor total del contrato. Si no cuadra, cada Pay Application posterior heredará el problema.
Cómo el G703 y el G702 usan el schedule of values
En la facturación AIA, el G703 es la hoja de continuación donde aparece el SOV desglosado por partidas. El G702 resume la solicitud y presenta el monto certificado, la retención y el pago neto solicitado. El G703 contiene la matemática detallada, mientras el G702 presenta el resultado resumido.
Qué ocurre dentro de cada línea
Una línea típica puede mostrar el valor contratado, el trabajo completado en períodos anteriores, el trabajo realizado durante el período actual y los materiales almacenados. También puede reflejar el porcentaje completado, el saldo por terminar y la retención correspondiente.
El cálculo es acumulativo. El valor ganado hasta la fecha incluye lo reconocido anteriormente y lo nuevo del período. Después, el sistema resta lo ya facturado para identificar cuánto corresponde solicitar ahora. Las instrucciones de AIA para el G703CW–2021 formalizan cuatro referencias numéricas: el valor estimado original en C1, el cambio respecto de aplicaciones anteriores en C2, el cambio del período actual en C3 y el valor actual en C4.
Puedes pensar en esas referencias como una fotografía comparada con el registro anterior:
- Base original: qué valor tenía la partida al establecerse el contrato.
- Acumulado anterior: qué cambio o avance ya estaba reconocido.
- Período actual: qué se añadió en este ciclo.
- Valor actualizado: cuál es la posición vigente después de los cambios.
Cómo llega el resultado al G702
El G703 suma las partidas y calcula el avance detallado. Esos totales pasan al G702, donde se resume el importe de la aplicación, se refleja el Retainage y se obtiene el pago actual debido. Una discrepancia entre ambas hojas obliga al revisor a detenerse y pedir correcciones.
Para entender la relación completa con otros documentos, puedes consultar la explicación de AIA billing forms de Drawra. Lo importante es no editar el G702 como si fuera una cifra independiente. Si cambia una partida en el G703, debes verificar el efecto en todos los totales que alimentan el resumen.
Ejemplo de un schedule of values bien armado
Supón que tienes un subcontracto eléctrico de $100,000. Distribuyes el alcance en cuatro partidas: mobilization por $10,000, rough-in por $40,000, paneles por $25,000 y luminarias por $25,000. La suma es exactamente $100,000, por lo que el SOV parte de una base correcta.
Durante el período anterior se habían completado $5,000 de mobilization y $10,000 de rough-in. En el período actual terminaste otros $5,000 de mobilization, ejecutaste $15,000 adicionales de rough-in, instalaste $10,000 en paneles y completaste $5,000 en luminarias.
Ejemplo de SOV en formato G703
| Partida | Valor contratado | Completado períodos previos | Completado este período | Saldo por terminar |
|---|---|---|---|---|
| Mobilization | $10,000 | $5,000 | $5,000 | $0 |
| Rough-in | $40,000 | $10,000 | $15,000 | $15,000 |
| Paneles | $25,000 | $0 | $10,000 | $15,000 |
| Luminarias | $25,000 | $0 | $5,000 | $20,000 |
| Total | $100,000 | $15,000 | $35,000 | $50,000 |
El valor completado acumulado es $50,000. Para calcular el pago bruto del período, partes de ese acumulado y restas los $15,000 reconocidos anteriormente. El resultado es $35,000 antes de aplicar Retainage, materiales almacenados, pagos previos u otros ajustes contractuales.
La columna de saldo por terminar no es un adorno. Te ayuda a comprobar que cada línea conserva la lógica del contrato. En cada renglón, el valor contratado debe cubrir lo completado anteriormente, lo completado ahora y lo que falta.
Cómo defender el porcentaje
En este ejemplo, mobilization queda completada, rough-in alcanza un avance acumulado de $25,000 sobre $40,000, paneles llegan a $10,000 sobre $25,000 y luminarias a $5,000 sobre $25,000. El porcentaje debe poder explicarse con evidencia de campo, entregas, inspecciones o registros de instalación que correspondan a la partida.
Si necesitas una estructura reutilizable, la plantilla de Schedule of Values para contratistas puede servir como punto de partida. No copies una distribución sin compararla con tu contrato. La regla de oro permanece: la suma del SOV debe igualar exactamente el valor contractual vigente.
Materiales almacenados, retainage y change orders
El lunes llega una entrega de tableros por $8,000, pero todavía no están instalados. El viernes preparas la Pay Application y necesitas decidir qué parte puede reconocerse. Ahí se ve por qué el SOV funciona como un motor de cálculo vivo: debe mantenerse sincronizado con el contrato, el avance comprobable y la retención en cada ciclo de cobro.
Los materiales almacenados pueden incluirse cuando el contrato y el procedimiento de revisión lo permiten. Registra qué llegó, dónde permanece, a qué partida corresponde y qué documentos prueban su existencia, propiedad y control. Si el propietario exige separar materiales almacenados de trabajo instalado, conserva ambas categorías en líneas distintas. Unos tableros por $8,000 no equivalen automáticamente a $8,000 de instalación completada.
La retención debe seguir el contrato
La retención, o Retainage, suele situarse entre 5% y 10% de cada pago de avance, según la referencia contractual aplicable. La explicación de Lien Waivr sobre retainage y lien waivers aclara que, en un pago parcial, el waiver debe liberar solo el dinero realmente pagado y mantener expresamente la retención que sigue pendiente.
En formularios AIA, el Retainage suele reflejarse en la línea 5 del G702. Por eso, una factura reducida manualmente puede seguir estando mal. Comprueba la base del cálculo, el total acumulado y el importe neto. Si el avance reconocido es $20,000 y la retención contractual aplica a ese avance, el cálculo debe reflejarse de forma coherente en el SOV, el G702 y los waivers.
Qué hacer con un Change Order
Un Change Order aprobado debe quedar identificado en el SOV con su valor y alcance. Si agregas $3,000 de trabajo adicional dentro de una partida original de $10,000, el revisor puede perder la diferencia entre el alcance contratado y el cambio. Mantener líneas separadas facilita comprobar cuánto se ejecutó de cada obligación.
Actualiza el SOV cuando el cambio quede aprobado, no cuando solo se converse en obra. Conserva el número o referencia del cambio, su importe y la fecha de incorporación según el procedimiento del contrato. En cada ciclo concilia alcance, valor, porcentaje completado y retención. Una desalineación entre SOV y G703 puede bloquear el pago aunque el trabajo esté ejecutado.
Cómo Drawra simplifica el schedule of values
El flujo manual suele empezar con un PDF, una hoja de cálculo y varias versiones guardadas en carpetas distintas. El coordinador copia el monto del contrato, busca el porcentaje de Retainage, revisa el ciclo de cobro, actualiza cada línea y luego intenta que la factura, el G702, el G703 y los lien waivers coincidan.
Drawra - Spanish ofrece otra ruta para ese trabajo. El sistema escanea el contrato ejecutado en PDF, extrae términos de facturación como monto, Retainage, ciclo, formularios y tipos de waiver, y configura el proyecto a partir de esos requisitos.
La comparación en la práctica
| Flujo manual | Flujo guiado de Drawra |
|---|---|
| Copiar datos del contrato a varias hojas | Extraer términos desde el contrato ejecutado |
| Actualizar importes en documentos separados | Introducir el porcentaje completado por línea |
| Revisar diferencias entre factura y AIA | Calcular período actual, Retainage y pago debido en tiempo real |
| Preparar waivers uno por uno | Generar los cuatro tipos de lien waivers |
| Unir archivos al final | Crear un paquete único en PDF |
La plataforma genera AIA G702/G703 con continuation sheet, prepara lien waivers condicionales e incondicionales, de progreso y finales, y reúne factura, formularios y waivers en un solo PDF. También permite administrar destinatarios, enviar directamente, descargar para notarización y configurar recordatorios de facturación.
Usuarios reportan un ahorro de aproximadamente 60% del tiempo al preparar Pay Applications, según los datos proporcionados por Drawra. El precio ofrece opciones para distintos ritmos de cobro: la primera aplicación es gratis, $25 por aplicación o $100 al mes sin límite. Puedes revisar el flujo en Pay App Builder de Drawra y comprobar cómo se actualiza el SOV sin duplicar la matemática.
Checklist final antes de enviar tu pay application
Antes de enviar, revisa el SOV como lo haría quien aprueba el cobro. Debe coincidir con el contrato vigente, el avance comprobable y la retención del ciclo actual.
- Suma contractual: confirma que las partidas coincidan con el valor actualizado del contrato.
- Change Orders: incluye solo cambios aprobados y verifica que modifiquen el total correcto.
- Avance defendible: vincula cada porcentaje con trabajo instalado, entregas o materiales almacenados permitidos.
- Retainage: revisa la base, el importe retenido y su presentación en el G702.
- G703 y G702: comprueba que el detalle por partida alimente correctamente el resumen.
- Lien Waivers: elige el tipo adecuado y libera únicamente el dinero pagado, manteniendo la retención cuando corresponda.
- Fecha de entrega: presenta la solicitud según el plazo del contrato. Si exige entregarla al menos diez días antes de la fecha de pago, calcula esa fecha desde el calendario contractual y adjunta los respaldos requeridos.
Haz esta revisión en cada ciclo. El SOV funciona como un motor de cálculo vivo: si cambia el alcance, el valor, el avance o el retainage, también deben actualizarse los documentos relacionados. Así reduces diferencias entre la aplicación, el contrato y la evidencia de obra.
Si tus cobros dependen de que el SOV, el G702, el G703 y los lien waivers coincidan, prueba el flujo guiado de Drawra - Spanish. Puedes cargar el contrato, actualizar el porcentaje completado por partida y preparar un paquete de facturación sincronizado para enviar.