Cada mes llega el mismo momento: el avance está ejecutado, el equipo necesita cobrar y el Pay Application termina frente a dos formularios que parecen repetir los mismos importes. El G702 muestra una cifra, el G703 muestra otras, y una pequeña diferencia puede convertir una solicitud lista para enviar en un paquete devuelto para revisión.
La solución no consiste en copiar números de una hoja a otra. Consiste en entender la relación entre ambos documentos. El G703 es el respaldo detallado y el G702 es la portada certificable que resume ese respaldo. Cuando la trazabilidad funciona, cada total puede verificarse. Cuando falla, el problema puede aparecer tanto en la matemática como en los documentos que acompañan el cobro.
En esta guía encontrarás una explicación práctica de AIA G702 and G703, desde la función de cada formulario hasta el flujo entre partidas, porcentaje completado, materiales almacenados, Retainage y pagos anteriores. También verás por qué un paquete matemáticamente correcto puede retrasarse si faltan Lien Waivers o si los requisitos del contrato no están sincronizados.
Si quieres una visión general de los formularios de billing antes de entrar en el detalle, puedes consultar esta guía sobre formularios AIA para billing de construcción.
Índice
- Introducción a tu Pay Application sin confusión
- Qué son AIA G702 y G703 y por qué trabajan juntos
- Anatomía de cada formulario y sus campos clave
- Cómo fluyen los valores entre G703 y G702 paso a paso
- Errores comunes que provocan rechazos y retrasos de pago
- Cómo Drawra mantiene sincronizados G702 G703 y waivers
- Lista final de verificación y próximos pasos para cobrar a tiempo
Introducción a tu Pay Application sin confusión
Piensa en tu Pay Application como un expediente con una portada y una carpeta de pruebas. La portada le dice al owner, al arquitecto o al reviewer cuánto solicitas y bajo qué contrato. La carpeta de pruebas enseña cómo llegaste a esa cifra, partida por partida.
Esa es la relación esencial entre el AIA G702 y el AIA G703. El G702 concentra la información financiera que debe certificarse, mientras que el G703 permite revisar el avance físico y económico de cada línea del Schedule of Values. No son dos solicitudes separadas ni dos cálculos independientes.
La situación que suele causar el rechazo
Un subcontratista puede actualizar su hoja de cálculo con el porcentaje ejecutado de electricidad, revisar el valor de materiales almacenados y preparar una factura. Después introduce el total en el G702 y envía todo junto. Si el G703 conserva un acumulado anterior, usa un Retainage distinto o no incorpora un Change Order aprobado, los documentos dejan de contar la misma historia.
El reviewer no necesita encontrar un error enorme para devolver el paquete. Un total que no coincide, una fecha que no corresponde al período de billing o un documento de soporte ausente puede detener la revisión, aunque el trabajo esté correctamente ejecutado.
Regla práctica: el número que aparece en la portada debe poder localizarse en el respaldo sin hacer suposiciones.
Qué ganas al dominar el flujo
Entender el sistema te permite revisar tu Pay Application como lo haría un billing manager paciente:
- Identificar el origen: cada total del G702 debe venir de una suma verificable del G703.
- Separar avance y cobro: el trabajo ejecutado no siempre equivale al monto corriente solicitado, porque intervienen Retainage y pagos anteriores.
- Detectar requisitos externos: el formulario puede estar correcto y el paquete seguir incompleto por un Lien Waiver, una firma o un soporte contractual.
- Enviar con confianza: antes de remitir los documentos, puedes comprobar la ruta completa desde la partida hasta el pago actual.
La idea central es sencilla. El G703 explica el “por qué” de la cifra y el G702 presenta el “cuánto” que se solicita. Una herramienta como Drawra puede ayudarte a mantener esa relación en un solo flujo, pero primero necesitas comprender qué debe ocurrir entre ambos formularios.
Qué son AIA G702 y G703 y por qué trabajan juntos
El AIA G702 es la Application and Certificate for Payment. Funciona como un resumen certificable del período de cobro y reúne datos como la suma contractual, los cambios aprobados, el trabajo completado y almacenado, el Retainage, los pagos anteriores y la cantidad actual solicitada. AIA lo diseñó como un formulario de una sola página con nueve campos de pago que deben completarse en cada aplicación, según la documentación de AIA sobre G702 y G703.
El AIA G703 es la Continuation Sheet. Puede ocupar varias páginas porque desarrolla el Schedule of Values según las partidas que tenga el presupuesto del proyecto. En sus líneas se registra cuánto vale cada alcance, cuánto trabajo se completó durante el período, cuánto se ha completado acumuladamente, qué materiales están almacenados y qué saldo queda por ejecutar.
Una portada y sus capítulos
Una analogía útil es la de un libro financiero. El G702 sería la portada con el título, el período y el total que se presenta para aprobación. El G703 serían los capítulos interiores, donde cada partida explica una parte de la suma.
La portada no debe inventar una cifra independiente. Si el G702 muestra el total completado, ese valor debe surgir de la suma de las líneas correspondientes en el G703. Por eso, la pareja sirve tanto para una obra pequeña como para un proyecto complejo. El resumen facilita la certificación y el detalle permite revisar el avance.
Una estructura que ha evolucionado
La documentación de AIA distingue variantes históricas como G702–1992 y G703–1992, además de ediciones posteriores para proyectos con GMP y versiones destinadas a relaciones contratista-subcontratista. Esa evolución formal durante más de tres décadas demuestra que los formularios se han adaptado a distintos marcos contractuales sin abandonar la lógica principal de resumen más respaldo.
Trimble también describe el G703–1992 como la hoja que “rompe” la suma del contrato en porciones de trabajo organizadas según un Schedule of Values preparado por el contratista, y señala variantes como G703S–2017 y G703CW–2021 en su guía de AIA G702 y G703.
La división evita una confusión habitual: el G702 no sustituye al G703. Uno certifica el resumen y el otro demuestra cómo se construyó. Presentarlos como pareja permite que owner, arquitecto, contractor y subcontractor trabajen sobre una misma base numérica.
Anatomía de cada formulario y sus campos clave
El G702 ocupa una sola página, pero concentra información que afecta directamente al pago. Sus campos conectan la identidad del proyecto con la suma contractual y el monto corriente. El G703, en cambio, se extiende tanto como sea necesario para representar cada partida del Schedule of Values.
El G702 como resumen de pago
Los nueve campos de pago del G702 deben leerse como una secuencia, no como casillas aisladas:
- Suma del contrato: el valor contractual actualizado, incluyendo los ajustes aprobados.
- Change Orders: el cambio neto que modifica la suma original.
- Trabajo completado y almacenado: el valor acumulado que proviene del G703.
- Retainage: el importe retenido conforme al contrato.
- Total devengado: el trabajo reconocido después de aplicar la retención correspondiente.
- Pagos anteriores: lo que ya fue certificado o pagado.
- Saldo actual: la diferencia que sigue pendiente de pago.
- Período de aplicación: las fechas que identifican el ciclo de billing.
- Certificación y firmas: la confirmación formal de las partes requeridas.
El detalle exacto de los rótulos puede variar según la edición o el contrato, pero la función permanece: el G702 ofrece una imagen compacta de la situación financiera del proyecto en la fecha de la aplicación.
El G703 como hoja de continuidad
El G703 convierte el avance de campo en valores verificables. Cada línea del Schedule of Values puede incluir:
- Partida y descripción del alcance
- Valor programado
- Trabajo ejecutado durante el período
- Trabajo ejecutado acumulado
- Materiales almacenados
- Total ejecutado y almacenado
- Porcentaje completado
- Saldo por terminar
- Retainage aplicable
El documento debe reflejar el Schedule of Values preparado por el contractor. No es una hoja para mover valores entre partidas solo para hacer que el porcentaje parezca más conveniente. Si el alcance cambia, la modificación debe apoyarse en el Change Order o en el mecanismo previsto por el contrato.
Puedes usar una plantilla de Schedule of Values para construcción como referencia para organizar las partidas antes de preparar la continuidad del G703.
Por qué esta división resulta útil
El G703 permite observar el proyecto a nivel de línea. Una partida puede estar avanzada, otra apenas iniciada y otra incluir materiales almacenados sin instalación. El G702 reúne esos resultados para que el reviewer evalúe el total solicitado sin perder la posibilidad de volver al detalle.
La documentación de AIA indica que el G703 debe desglosar el contract sum, registrar trabajo completado, materiales almacenados y Retainage, además de mostrar el estado del contrato, pagos previos, Change Orders y pago actual solicitado, como se explica en las instrucciones del G703–1992.
Cómo fluyen los valores entre G703 y G702 paso a paso
La revisión empieza en el G703, no en el G702. Primero se actualiza cada partida y después se trasladan los agregados al resumen. Esa secuencia evita que el equipo escriba una cifra global basada en memoria o en una factura desconectada del Schedule of Values.
La ruta de cada partida
Para cada línea, registra el valor programado y el trabajo ejecutado durante el período. Después suma el acumulado previo con el trabajo del período, incorpora los materiales almacenados cuando el contrato los permite y obtiene el total ejecutado y almacenado.
El saldo por terminar representa la parte del valor programado que aún no está respaldada por avance reconocido. El porcentaje completado debe ser coherente con los importes, y el Retainage debe calcularse según las condiciones contractuales aplicables a esa línea.
Una vez revisadas todas las partidas, suma las columnas relevantes del G703. Esos agregados alimentan el G702, donde se actualiza la suma contractual, se muestra lo ya certificado y se calcula la cantidad corriente adeudada.
Ejemplo de trazabilidad
Supón una partida con valor programado de 150,000 dólares. Si durante el período se ejecutan 25,000 dólares y el acumulado llega a 75,000 dólares, el G702 debe recibir el total acumulado correspondiente, no solo el importe del período. Si el Retainage aplicable es de 7,500 dólares, el total devengado de esa partida queda en 67,500 dólares. Si ya se certificaron 55,500 dólares, el saldo corriente sería de 12,000 dólares.
Estos importes pertenecen al ejemplo visual del flujo. En un proyecto real, los valores deben proceder del contrato y de las partidas efectivamente verificadas.
| Campo en G703 | Cálculo intermedio | Campo destino en G702 |
|---|---|---|
| Valor programado | Suma de los valores de las partidas | Suma del contrato actualizada |
| Trabajo ejecutado durante el período | Acumulación con el avance previo | Trabajo completado y almacenado |
| Materiales almacenados | Se agregan cuando el contrato los reconoce | Total completado y almacenado |
| Retainage por partida | Suma de las retenciones aplicables | Retainage total |
| Total acumulado | Consolidación de todas las líneas | Total devengado |
| Pagos anteriores | Se comparan con lo ya certificado | Certificados anteriores |
| Saldo corriente | Devengado menos pagos anteriores | Cantidad debida |
La relación técnica es de trazabilidad matemática. Como explica Kiron sobre la conexión entre G702 y G703, cada número del resumen debe poder seguirse directamente hasta la hoja de continuidad.
Errores comunes que provocan rechazos y retrasos de pago
La matemática correcta es necesaria, pero no suficiente. Un paquete puede tener un G702 y un G703 perfectamente alineados y aun así detenerse porque falta un Lien Waiver, una firma, una fecha válida o un soporte que exige el contrato.
Desajustes dentro del cálculo
El error más visible aparece cuando el total del G702 no coincide con la suma de las partidas del G703. También ocurre cuando el equipo usa un acumulado previo incorrecto, aplica un porcentaje de avance a una base equivocada o calcula el Retainage de forma diferente en cada documento.
Los Change Orders crean otro punto de riesgo. Si modifican la suma contractual pero no se reflejan en el Schedule of Values y en el G702, el reviewer verá un contrato actualizado en un documento y una base anterior en otro.
La regla de oro es simple: no corrijas solo el total que aparece en la portada. Encuentra la partida que originó la diferencia.
El paquete puede fallar fuera de los formularios
Los Lien Waivers son especialmente importantes porque conectan el cobro con la liberación de derechos de lien. Existen cuatro tipos principales: conditional progress, unconditional progress, conditional final y unconditional final, según CFMA sobre tipos, tiempos y buenas prácticas de Lien Waivers.
Un conditional progress waiver libera el derecho de lien cuando se recibe el pago especificado. Un conditional final waiver cubre el saldo total, incluido el Retainage, cuando se paga el monto final. Usar el tipo equivocado puede hacer que el paquete no cumpla con el requisito administrativo del owner.
La cobertura sectorial también muestra una brecha entre la corrección matemática y la preparación documental. Un análisis reporta que 52% de las empresas envía un waiver a cambio de pago en algunos o todos los proyectos, mientras 48% rara vez o nunca lo hace (estadísticas de pagos en construcción de DocJois). La cifra no describe todos los mercados, pero sí ayuda a entender por qué automatizar solo el G702 y G703 no resuelve todo el cuello de botella.
Un reviewer no revisa únicamente si la suma final parece razonable. Comprueba si el paquete completo coincide con el contrato, el período, los documentos de soporte y las personas que deben certificarlo.
Cómo Drawra mantiene sincronizados G702 G703 y waivers
El método manual suele separar el trabajo en varias herramientas. El billing manager revisa el contrato en PDF, mantiene un Schedule of Values en Excel, calcula el invoice, completa el G702 y G703, prepara los waivers y reúne los archivos para enviarlos. Cada transferencia de datos introduce una posibilidad de inconsistencia.
Drawra - Spanish propone otro flujo para contractors y subcontractors. El servicio escanea el contrato ejecutado en PDF, extrae requisitos de billing como suma, Retainage, ciclo, formularios y tipos de waiver, y utiliza esa información para configurar el proyecto. El usuario actualiza el porcentaje completado por partida en el Schedule of Values, mientras el sistema calcula el período actual, la retención y el monto debido.
Comparación del trabajo manual y el flujo guiado
| Trabajo manual | Flujo sincronizado |
|---|---|
| Leer el contrato y copiar requisitos | Extraer los requisitos del PDF para configurar el proyecto |
| Actualizar varias hojas | Introducir el avance por línea |
| Calcular invoice y formularios por separado | Usar un motor de cálculo común |
| Preparar waivers después | Generar el waiver según el momento y tipo de cobro |
| Combinar archivos manualmente | Crear un paquete PDF único |
| Recordar destinatarios y fechas | Gestionar destinatarios y recordatorios |
El mismo cálculo alimenta el invoice, el AIA G702 y el AIA G703. Así, el total no depende de que alguien copie correctamente una cifra entre documentos. El sistema también puede generar los cuatro tipos de Lien Waiver, completar los datos del proyecto y reunir invoice, formularios y waivers en un solo PDF.
Opciones para distintos equipos
Un equipo pequeño que factura de forma ocasional puede usar el servicio sin una suscripción continua. También existen opciones de pago por aplicación y un plan mensual ilimitado, de modo que la elección puede depender de la frecuencia de billing y del volumen de proyectos.
La gestión no termina al crear el archivo. Drawra permite guardar destinatarios, enviar directamente, descargar el paquete para notarización y configurar recordatorios con una cadencia elegida por el equipo. Para quienes quieren entender primero cómo encajan los waivers en el proceso, esta explicación sobre Lien Waivers y mechanics lien ofrece el contexto necesario.
Lista final de verificación y próximos pasos para cobrar a tiempo
Antes de enviar una Pay Application, revisa el paquete como si fueras la persona que debe aprobarlo. No basta con mirar el monto final. La pregunta correcta es si cada documento cuenta la misma historia y si el contrato permite comprobarla.
Checklist de revisión
- Proyecto y período: confirma que el nombre del proyecto, número de aplicación y fechas coincidan en invoice, G702, G703 y waivers.
- Schedule of Values: verifica que las partidas sigan la estructura aprobada y que los valores programados sumen la base contractual correspondiente.
- Avance del período: revisa el trabajo ejecutado durante el ciclo y sepáralo del acumulado anterior.
- Materiales almacenados: confirma que estén permitidos por el contrato y que tengan el soporte exigido.
- Change Orders: comprueba que cada cambio aprobado esté reflejado en la suma contractual y en las partidas afectadas.
- Retainage: recalcula la retención desde las líneas del G703 y confirma que el total del G702 coincida.
- Pagos anteriores: valida que el importe certificado previamente no se haya duplicado ni omitido.
- Cantidad debida: resta correctamente Retainage y certificados anteriores antes de presentar el monto corriente.
- Firmas y certificación: revisa que estén completas las firmas, fechas y aprobaciones requeridas.
Elige el Lien Waiver correcto
Usa conditional progress cuando la liberación depende de recibir el pago del avance especificado. Elige unconditional progress solo cuando corresponda liberar el derecho sin esa condición. Para el cierre, distingue entre conditional final y unconditional final, teniendo presente que el conditional final cubre el saldo total, incluido el Retainage, cuando se recibe el pago final.
Guarda una copia del paquete enviado junto con los soportes y la confirmación de entrega. Esa disciplina crea un historial útil si el owner pregunta por una cifra, si cambia el reviewer o si necesitas demostrar qué documentos acompañaron la solicitud.
La prueba final es rápida: toma cualquier total del G702 y busca su origen en el G703. Después toma cada requisito del contrato y comprueba que aparece en el paquete. Si puedes hacer ambas cosas sin corregir manualmente archivos separados, tu Pay Application está mucho más cerca de ser aceptada.
Drawra - Spanish escanea tu contrato, sincroniza invoice, AIA G702, G703 y Lien Waivers, y reúne los documentos en un paquete listo para revisar. Visita Drawra - Spanish para preparar tu primera aplicación de pago con un flujo guiado y comprobar cómo puede encajar en tu proceso de billing.